Administrative Assistant (Office Support)
招聘ID:
13828
工作類別:
餐飲
部門:
餐飲業務績效
團隊:
Office Support
商鋪:
地點:
氹仔 / Taipa
說明:
職務概述
為餐飲部門（F&B）辦公室提供全面的秘書及行政支援，確保日常運作順暢。主要職責包括：
- 執行日常行政工作，如安排會議、管理行事曆及組織檔案系統。
- 處理財務及採購流程，並確保符合公司政策。
- 維護準確的紀錄與文件，以提升營運效率。
- 與財務部、採購部、資訊科技部（IS&T）、人力資源及行政部（HR&A）及其他部門建立並維持良好的工作關係。
- 支援跨部門合作，協助達成部門及公司目標。
崗位職責
- 執行多項行政及文書支援工作，確保部門運作順暢。
- 準備會議議程、安排會議、負責會議記錄及撰寫會議紀要。
- 安排並協調人員的預約、差旅及交通事宜。
- 處理、記錄並跟進所有營運及資本採購流程，從申請至付款完成。
- 處理與人力資源相關的員工文件，維護最新員工紀錄及休假管理。
- 編製採購申請，並與採購部及/或供應商聯絡，追蹤訂單狀態。
- 處理與資訊科技（IS&T）相關的員工文件。
- 與其他部門的行政人員及秘書協調合作。
- 負責維持辦公室文具庫存並按需重新訂購。
- 建立及完善程序與系統，確保手動及電子檔案系統的維護。
- 為所有內部及外部客戶提供高效且禮貌的服務。
- 按公司政策及程序履行職責，並以高度保密方式處理所有事宜。
- 執行其他指派或必要的工作，並依業務需求接受行政經理或行政主任的指導。
任職要求
- 大專或以上學歷。
- 至少 1 年行政工作經驗，具餐飲部門行政經驗者優先。
- 良好的溝通及組織能力，能在團隊環境中工作。
- 中英文書寫及口語流利，並具備中英文互譯能力。
- 熟悉 Microsoft Office 應用程式。
- 必須始終保持高度保密性。
僅適用於支援餐飲部（Culinary）的行政助理：
- 具備以下經驗或能力：
- 人力資源對帳（HR Reconciliation）。
- 基本財務知識。
- 英文文法及中文能力，能進行菜單翻譯。
- 彈性工作時間，能配合輪班以符合業務營運需求。